경인교육대학교 전화 녹취시스템 운영·관리 방침

본 방침은 2024년 8월 1일부터 시행됩니다.

제1조(전화 녹취시스템 설치 근거 및 목적)

본교는 민원 처리 담당자와 민원인 간 분쟁에 대비한 녹음파일을 확보하여 민원 처리 담당자의 권익을 보호하기 위해 캠퍼스 별 전화 녹취 시스템 설치·운영한다.

• 가.「통신비밀보호법」제3조(통신 및 대화비밀의 보호)
  나.「산업안전보건법」제41조(고객의 폭언 등으로 인한 건강장해 예방조치 등)
  다.「민원처리법 시행령」제4조(민원 처리 담당자의 보호)
  라.「개인정보보호법」제15조(개인정보의 수집이용)

제2조(용어 정의)

• 1. “통화관리”라 함은 민원인과의 통화를 저장매체에 기록·저장하고 업무상 필요시 청취하는 것을 말한다.
• 2. “녹취시스템”이라 함은 민원응대 교직원이 민원인과의 통화 내용을 녹음·저장·청취하는 모든 장치를 말한다.
• 3. “녹취파일”이라 함은 전화녹취시스템에 의해 통화내용이 녹음된 음성파일을 말한다.
• 4. “총괄부서”라 함은 녹음시스템 운영 및 관리를 총괄하는 부서로 총무처를 말한다.
• 5. “통신담당자”라 함은 전화녹취시스템을 정상적으로 가동할 수 있도록 관리·점검 및 장애처리 등을 담당하는 사람을 말한다.
• 6. “통화 당사자”란 행정전화를 매개로 한 송신인과 수신인을 말한다.

제3조(운영범위)

제4조(관리책임자 지정 및 역할)

본교 행정전화 녹취 정보를 보호하고 녹취 파일 열람, 제공 등 개인정보 사항을 처리하기 위해 다음과 같이 책임자를 지정한다.

제5조(녹취시스템 운영·관리 원칙)

• 1. 대학은 녹취시스템의 설치 목적에 부합하는 범위 안에서 녹취파일을 수집하여야 한다.
• 2. 통화 녹취는 녹취 신청자로 한정하고, 녹취 전 멘트로 녹취사실을 통화 상대방에게 고지한 경우 해당 전화 녹취 사실을동의한 것으로 간주한다. 단, 녹취 중 개인정보(성명, 연락처, 생년월일 등) 수집 시 별도 동의를 구한다.
• 3. 녹취시스템을 통해 녹취되는 녹취파일은 녹취일로부터 30일로 하고, 이후에는 즉시 삭제(파기)한다.
• 4. 녹취파일의 개인정보보호 안전성을 확보하기 위해 녹취시스템에 대한 접근 권한을 최소한으로 하고, 녹취파일이 도난·유출되지 않도록 보호 조치를 마련하여야 한다.
• 5. 그 외의 사항에 대하여는「개인정보 보호법」및 「경안교육대학교 개인정보 처리방침」을 준수하고 「영상정보처리기기(CCTV) 설치 운영 방법」에 준하여 운영·관리한다.

제6조(녹위파일의 열람 및 제공)

• 1. 녹취파일을 열람 또는 제공받고자 하는 당사자는 신청 목적 및 내용 등을 명시하여 ‘별지 제1호서식’에 따라 관리책임자에게 문서로 요청하여야 한다.
• 2. 녹취정보는 통화 당사자가 아닌 제3자 또는 타인에게 열람, 제공할 수 없으며, 다음 각 호의 어느 하나에 해당하는 경우에는 제외할 수 있다.
  • 가. 문서로 요청하여야 하며, 통화에 참여한 당사자 모두의 동의가 있는 경우
  • 나. 다른 법률에 특별한 규정이 있는 경우
  • 다. 문서로 요청한 범죄의 수사와 공소의 제기 및 유지를 위하여 필요한 경우
  • 라. 문서로 요청한 법원의 재판업무 수행을 위하여 필요한 경우
• 3. 통신담당자는 관리책임자의 승인을 받아 녹취 존재여부, 열람, 제공을 할 수 있다.
  • 가. 녹취정보 제공: 통신담당자는 녹취파일 형태로 제공할 수 있다. 단, 통화 당사자가 녹취파일을 USB 또는 이메일로 제공받고자 할 경우 직접 방문하여 신분증 제출을 통해 본인 여부를 확인받아야 한다.
  • 나. 녹취정보 열람: 열람 전 신분증을 제출받아 본인 여부 확인 후 취급자 입회 하에 청취할 수 있다.(제3자 청취 불가)
  • 다. 녹취정보 제공: 통신담당자는 열람 등을 요구 한 자가 본인이거나 정당한 대리인인지를 주민등록증, 운전면허증, 여권 등의 신분증명서를 제출받아 확인하여야 한다.
  • 라. 녹취정보 제공 거부: 취급처리자는 해당 절차를 이행함에 있어서 통화 당사자가 맞다는 본인 확인이 불가하거나 의심스러운 경우에는 녹취파일의 청취 요구를 거부할 수 있다.
• 4. 통신담당자는 녹취 정보를 제공한 후 ‘별지 제2호서식’에 기록하여 관리하여야 한다.

제7조(녹취시스템 관리 등 안전성 확보)

• 1. 행정 전화 녹취시스템이 설치되어 있는 통신실은 통제구역으로서 ‘별지 제3호서식’에 따라 출입자 관리 대장을 비치한다.
• 2. 관리책임자는 본 지침의 시행 및 운영에 있어 보완이 필요할 경우, 개인정보 보호 관리자(총무팀장)와 검토하여 즉시 보완하여야 한다.

제8조(비밀준수의 의무)

전화 녹취 정보를 열람 및 제공받는 자는 직무상 녹취한 정보를 누설 또는 권한없이 처리하거나 타인에게 제공하는 등 부당한 목적으로 사용하여서는 아니 된다.

제9조(전화녹취 운영 관리방침 변경에 관한 사항)

전화녹취시스템 운영관리 방침은 법령정책 변경에 따라 내용의 추가, 삭제 및 수정이 있을 경우 대학 홈페이지를 통해 이를 공지하여야 한다.